摘要：合同作為企業(yè)物資采購的第一道防線，其法律風(fēng)險管理十分重要。本文旨在根據(jù)物資采購合同法律風(fēng)險管理特征，結(jié)合物資采購合同管理流程，對企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險管理實踐當(dāng)中存在的共性和特性問題分別進行闡述，并提出改進的建議。

作者：李晶

關(guān)鍵詞：物資采購;合同;法律風(fēng)險;管理

(合同法論文)范文：企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險管理實踐

一、物資采購合同管理流程

物資采購合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段、合同履行階段和合同管理的后評估階段。合同訂立階段包括資信調(diào)查、合同談判、合同起草、合同會簽、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié);合同履行階段涉及合同履行、同補充和變更、合同結(jié)算、合同爭議處理、合同終結(jié)等環(huán)節(jié);合同管理的后評估，即企業(yè)應(yīng)當(dāng)逐步建立合同履行情況評估制度，對合同履行的總體情況和重大合同履行情況進行分析評估，對分析評估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足，及時加以改進。其中檔案管理、合同保密、分析與考核又貫穿于整個合同管理業(yè)務(wù)之中。

二、物資采購合同管理過程中存在的風(fēng)險

物資供應(yīng)部門多年來一直在不斷加強企業(yè)的合同管理工作，合同管理工作始終走在集團公司的前沿，但合同管理的各個環(huán)節(jié)中仍存在一些風(fēng)險：

2.1合同調(diào)查階段，合同主體資格不當(dāng)問題

主要風(fēng)險描述：忽視被調(diào)查對象的主體資格審查，準合同對象不具有相應(yīng)民事能力和民事行為能力或不具備特定資質(zhì)，與不具備代理權(quán)或越權(quán)代理的主題簽訂合同，導(dǎo)致合同無效，或引發(fā)潛在風(fēng)險;在合同簽訂前錯誤判斷被調(diào)查對象的信用狀況，或在合同履行過程中沒有持續(xù)關(guān)注對方的資信變化，致使企業(yè)蒙受損失;對被調(diào)查對象的履約能力給出不當(dāng)評價，將不具備履約能力的對象確定為準合同對象，或?qū)⒕哂新募s能力對象排除在準合同對象之外。

2.2合同談判起草階段，合同談判重點、策略不清及具體合同條款不嚴謹問題

主要風(fēng)險描述：忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當(dāng)讓步;談判經(jīng)驗不足，缺乏相關(guān)知識的支撐，導(dǎo)致企業(yè)利益損失;泄露本企業(yè)談判策略，導(dǎo)致企業(yè)在談判中處于不利地位。合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴謹、不準確，或存在重大疏漏和欺詐，或選擇合同形式不恰當(dāng)，導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清、訴訟風(fēng)險或公司利益受損。有意拆分合同、規(guī)避合同管理規(guī)定等，導(dǎo)致項目進展遲緩，公司陷入法律糾紛。

2.3合同審核報批簽署階段，避免控制過程流于形式

主要風(fēng)險描述：合同會簽人員專業(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)內(nèi)容和條款;會簽人員雖然通過審查發(fā)現(xiàn)問題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖?合同起草人員沒有根據(jù)審核人員的改進意見修改合同，使會簽流于形式;超越權(quán)限簽訂合同，合同印章管理不當(dāng)，簽署后的合同被篡改，因手續(xù)不全導(dǎo)致合同無效等。對于合同文本須報經(jīng)有關(guān)主管部門審查批準或備案的，未履行相應(yīng)程序等，因手續(xù)不全導(dǎo)致合同無效等。

2.4合同履行、結(jié)算及監(jiān)督階段，合同無法正常履行問題

主要風(fēng)險描述：企業(yè)本身或合同對方當(dāng)事人沒有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù);合同生效后，對合同條款未明確約定的事項沒有及時協(xié)議補充，導(dǎo)致合同無法正常履行;合同糾紛處理不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)被監(jiān)管機構(gòu)處罰、訴訟失敗，企業(yè)利益和信譽受損等。

2.5合同登記管理不當(dāng)及未簽訂合同即開展業(yè)務(wù)

主要風(fēng)險描述：未妥善進行合同統(tǒng)計、分類、歸檔及備案工作，未開展合同登記檢查工作，造成合同登記管理不當(dāng)，導(dǎo)致合同檔案不全、合同泄密及合同濫用等。對于應(yīng)訂立合同事項未訂立合同即開展業(yè)務(wù)，發(fā)生經(jīng)濟糾紛后舉證困難，導(dǎo)致不能保護公司的合法權(quán)益。

三、合同履行階段的風(fēng)險管控

3.1違約風(fēng)險的有效控制

企業(yè)物資采購合同履行過程中的法律風(fēng)險特征重點表現(xiàn)為合同對方的違約風(fēng)險。有效控制違約風(fēng)險的主要方法是對對方的履約能力進行必要的評估，并做好履行過程的跟蹤監(jiān)督。物資采購部門要根據(jù)合同對方的經(jīng)營現(xiàn)狀、以往合作情況以及用戶單位評價等因素對其履約能力及信用程度進行判斷，必要時可以安排專人負責(zé)物資采購合同的動態(tài)管理，實時掌握合同執(zhí)行進度，對物資采購合同的履行情況定期進行分析，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行中的異常問題。

重大采購合同實行履行報告制度，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況及時向上級報告，采取相應(yīng)措施將損失降到最低。在物資采購合同履行的過程中要特別密切關(guān)注合同標的物的交付時間，敦促出賣方按時交付標的物;注意對合同標的物的質(zhì)量檢查，如遇到標的物不符合合同約定的質(zhì)量要求的，應(yīng)及時進行退、換貨處理;有些物資采購合同存在保密條款，應(yīng)注意通知合同履行人員，注意保護商業(yè)秘密。

3.2合同變更的正確處理

物資采購合同在實際履行過程中由于各種影響合同履行情況的發(fā)生，如因天氣原因影響運輸導(dǎo)致貨物交付時間推遲，原材料價格突然大幅度提高造成貨物價格變化等情況，很難做到完全遵照合同的約定履行，一方當(dāng)事人總是會在情況發(fā)生后與對方當(dāng)事人協(xié)商變更合同部分條款。物資采購合同內(nèi)容的變更主要集中在如下幾個方面：

(1)標的物數(shù)量的增減;

(2)標的物品質(zhì)的改變;

(3)價款的增減;

(4)履行期限、地點的改變;

(5)結(jié)算方式的改變;

(6)違約金的變更等。上述內(nèi)容的變更應(yīng)當(dāng)具體明確，最好都采用書面形式簽訂補充協(xié)議，以防止出現(xiàn)合同爭議，并通過對原合同的修改保障合同更好地履行以實現(xiàn)合同目的。

3.3合同糾紛的妥善解決

在現(xiàn)實生活中，由于每個企業(yè)誠信度不同或者信息不對稱等原因，一份合同的履行往往會產(chǎn)生各種各樣、或大或小的糾紛。物資采購合同糾紛也是如此。一般認為打官司是“勞民傷財”的辦法，產(chǎn)生物資采購合同糾紛時，要權(quán)衡利弊，盡力調(diào)解。

協(xié)商不成時，雙方當(dāng)事人可以按照雙方合同的約定選擇訴訟或者仲裁的方式解決合同糾紛。物資采購合同糾紛的訴訟應(yīng)當(dāng)注意訴訟時效的問題，一般的買賣合同的訴訟時效期間為二年;出售質(zhì)量不合格商品未聲明的訴訟時效期間為一年;產(chǎn)品存在缺陷造成損害要求賠償?shù)脑V訟時效期間為二年;國際貨物買賣合同爭議的訴訟時效期間為四年。

四、合同履行完畢后的風(fēng)險管控

4.1建立健全物資采購合同檔案

物資采購合同的檔案主要包括：合同正本、副本及附件，合同談判記錄、過程控制記錄、監(jiān)造報告、交往信函，變更、解除合同的協(xié)議，發(fā)生問題的處理情況及結(jié)果等資料。另外，在物資采購合同管理過程中的合同文本簽收記錄、各類臺賬、報表、領(lǐng)導(dǎo)批示等資料也應(yīng)歸類建檔。

企業(yè)合同管理部門應(yīng)當(dāng)妥善保管好物資采購合同檔案，建立詳細的物資采購合同管理臺賬，待合同終止并完成所有流程后統(tǒng)一交給檔案管理部門保存。

4.2重視物資采購合同附件管理

大多數(shù)企業(yè)一般都會將合同的基本附件模塊也集成到合同系統(tǒng)上，比如《廉潔從業(yè)責(zé)任書》、《技術(shù)附件》、《保密協(xié)議》和《安全生產(chǎn)管理協(xié)議》等。但是在實際工作中，企業(yè)對物資采購合同附件的重視程度往往不及合同本身，其合同管理制度中并沒有對合同附件的簽訂作詳細的要求和考核。

而企業(yè)的合同管理部門普遍存在主文認真、附件隨意的現(xiàn)象。物資采購是廉潔從業(yè)的高危職業(yè)，對于國有大型生產(chǎn)企業(yè)來說，物資采購的工作還要對用戶即生產(chǎn)單位負責(zé)，如果不重視合同附件，很容易產(chǎn)生合同法律風(fēng)險隱患。

結(jié)束語

物資采購合同法律風(fēng)險是企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的重要源頭之一，必須增強合同法律風(fēng)險意識，建立完善的物資采購法律風(fēng)險管理體系，認真審查供貨商的資質(zhì)，簽訂內(nèi)容明確、合法有效的采購合同，加強合同信息化管理，控制物資采購合同的法律風(fēng)險，才能使企業(yè)尋找出一條保持風(fēng)險與收益相平衡的路徑。

參考文獻：

[1]張勇.企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險管理實踐[J].企業(yè)改革與管理,2015(9):6-7.

[2]文焱.淺析企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險管控[J].企業(yè)

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